Объяснение:

Делис Архив

8 800 707 87 00

Работаем по всей России

Главная»Полезные материалы

Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов

1. Нормативно-правовые акты РФ, определяющие порядок хранения и использования документов в организациях (в том числе кадровых):

Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения.

Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций.

1.1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.1.1. Что регулирует закон?

ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (гл. 1, ст.1)

Закон вводит термин «Документ Архивного фонда Российской Федерации» – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.4 ФЗ).

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

1.1.3. Должна ли организация создавать свой архив?

Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (гл.3, ст.13, п.2).

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (гл.1, ст.3, п.9).

Термин «архивный документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (гл.1, ст.3, п.2).

1.1.4. Требование к обеспечению сохранности документов по личному составу:

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона (гл.4, ст.17, п.1).

Термин «документы по личному составу» – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (гл.1, ст.3, п.3)

1.1.5. Когда документы организации передаются на государственное хранение?

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (гл.5, ст.20, п.2).